Fonctionnalités autres de tagPDF Standard, Signed et Legal

NEW - Fonction "Panier" : Regroupement de documents numérisés

 

Création d’un espace de travail pour déposer les documents et les classer ultérieurement avec tagPDF

Le hashtag spécial `#PANIER` permet de numériser des documents, de les envoyer dans le panier et d’afficher le contenu du panier à la fin du traitement. Il est ainsi possible de regrouper différents documents avant de les traiter manuellement.

NEW - Compteur de document personnalisable

Depuis les paramètres de tagPDF, intégration d’une gestion complète de compteurs dont le but est par exemple d’être utilisés dans les noms de documents sous forme de numérotation automatique.

NEW - Indexe supplémentaire pour le nommage et la recherche de document

Depuis les paramètres de TagPDF, intégration d’une gestion complète de compteurs dont le but est par exemple d’être utilisés dans les noms de documents sous forme de numérotation automatique.

Cette fonctionnalité offre les possibilités suivantes :

  • ajouter des compteurs en les définissant avec les propriétés « nom, valeur, formatage spécifique, demande de réinitialisation.
  • modifier les propriétés d’un compteur préalablement créée
  •  supprimer un compteur préalablement créé
  • Réinitialisation mensuelle ou annuelle d’un compteur
  • Formatage de la valeur d’un compteur
  • Modification de la valeur d’un compteur
  • Modification de la date de la dernière réinitialisation.

 

NEW - Multiple format prédéfini pour le nommage et la recherche de document

Ajout de la définition de noms prédéfinis et de mots-clés dans les propriétés d’un dossier de classement.

NEW - Fonction application mobile

Pilotage d’un scanner USB à partir d’un smartphone ou d’une tablette.

Téléchargez l’application mobile gratuite dans le Google Play Store (Android) et dans l’App Store (iOS) pour profiter d’une nouvelle expérience avec TagPDF et contrôler ainsi tous les scanners, même ceux sans écran tactile.

Depuis les paramètres de sécurité de TagPDF vous pourrez configurer tout simplement l’application mobile {#MobileApp#} en flashant un QRCode spécifique de configuration.

Vous pourrez ensuite classer et renommer vos documents directement depuis l’application mobile (via hashtag, QRCode, etc…).

Vous pourrez également dévérouiller tagPDF grâce à votre emprunte digitale et via votre smartphone.

NEW - Fonction Signature de masse : Outil de signature de masse pour tagPDF Signed

Permet de signer toutes ses factures, avant de les envoyer aux clients.

Cette fonctionnalité permet différentes utilisations :

  • Signer tous les documents d’un dossier
  • Signer tous les documents d’un dossier et ses sous-dossiers
  • Signer et horodater tous les documents d’un dossier
  • Signer et horodater tous les documents d’un dossier et ses sous-dossiers
  • Réparation des documents PDF
  • Gestion des documents dejà signés
Suppression des pages blanches

Activez ou désactivez la suppression automatique des pages blanches. Si celle-ci n’est pas activée, vous avez la possibilité de les supprimer lors de l’aperçu sur l’écran de votre MFP ou de votre scanner via l’icône « corbeille ». 

Classement hashtag

Sur l’interface tagPDF, sélectionnez un raccourci appelé hashtag et envoyez vos documents automatiquement nommés dans vos répertoires favoris.

Classement QR Code

En positionnant une page intercalaire QR Code entre vos documents, numérisez tout votre lot en un seul scan, et tous les documents seront classés et nommés directement dans les répertoires.

Les propriétés des feuilles de classement avec QRCode sont sauvegardées, vous pouvez donc facilement les gérer (modification, suppression, réinitialisation…). 

Identification des documents personnels

Parmi les réglages pouvant être définis dans un profil, il est possible de gérer les éléments de numérisation affichés pour l’utilisateur, comme la sélection du mode Document personnel.

Un document noté comme personnel est un document qui ne sera pas tracé dans tagPDF, c’est à dire qu’il s’agit d’un document privé à l’utilisateur et que son contenu ne concerne que lui. Le fait de masquer cette option dans un profil implique qu’un utilisateur ne pourra pas classer des documents personnels en utilisant ce profil.

Multiples formats : PDF, Tiff, PDF/A (format numérique d'archivage pérenne)

Lors de la numérisation de vos documents, sélectionnez un format parmi un grand nombre de propositions : DOCX, PDF, PDF/A MRC, PDF/A OCR, PPTX, TIF, TXT, XLSX. 

Possibilité d'identification par mot de passe au lancement de l'interface copieur ou PC

Au premier démarrage, l’assistant vous permet de configurer les options principales de tagPDF, comme la définition du mot de passe selon le type de mot de passe sélectionné. C’est donc ici que vous pourrez définir votre mot de passe numérique ou alphanumérique, obligatoire pour la génération de documents en copie fidèle.

Visualisation et Validation des documents dans le sens de lecture

Une fois le scan effectué, un aperçu du document apparaît sur l’écran de votre MFP ou scanner. Si celui-ci vous convient, appuyez sur « valider » pour finaliser l’envoi du document dans le répertoire. 

Navigation dans les dossiers Windows, locaux ou réseaux, création de nouveaux dossiers

Depuis l’interface tagPDF naviguez dans l’arborescence de vos dossiers Windows en local ou en réseau. Créez, modifiez et supprimez un nombre de dossiers illimité depuis cette interface.

Création de PDF protégé par mot de passe

Un mot de passe est appliqué sur tous les documents déposés pour renforcer la confidentialité des fichiers partagés.

Rotation automatique des documents dans le sens de lecture

Grâce à la fonction OCR, tagPDF reconnaît les documents scannés à l’envers et les redresse automatiquement lors de la numérisation. 

Ajout de tampon personnalisé

Un filigrane ou estampille sont aposés sur les documents : logo, date, compteur, …

Mise à disposition de statistiques mensuelles

Lors de la demande du certificat de copie fidèle, vous avez la possibilité d’activer la relève des compteurs. Dans ce cas, en tant que revendeur, vous disposez d’un accès complet aux statistiques d’utilisation de tagPDF de vos clients. Vous serez ainsi capables de connaître le nombre de documents traités :

  • nombre de copies fidèles
  • nombre de conversions vers Word
  • nombre de conversions vers Excel
  • nombre de conversions vers PowerPoint
  • nombre de conversions vers Texte
  • nombre de conversions vers PDF/A
  • nombre de conversions vers TIF
  • nombre de traitements de documents PDF
  • nombre de traitements de documents autres que PDF
  • nombre de signatures appliquées sur des documents PDF (sans horodatage)
  • nombre de signatures appliquées sur des documents PDF/A (sans horodatage)

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Fondé en 1997, Spigraph est leader dans la Transformation Digitale Documentaire avec une large gamme de scanners professionnels et de logiciels spécialisés pour tous les besoins de dématérialisation. Spigraph est un Distributeur à Valeur Ajoutée (VAD) qui propose un accompagnement dans la mise en œuvre, le support et la maintenance des solutions distribuées au travers d’un réseau de plus de 6 000 partenaires sur 16 pays européens et africains. Spigraph a rejoint en 2018 le Groupe Everteam faisant de ce nouvel ensemble le Leader Européen de la Transformation Digitale.